Au cours de son cycle de vie, une e-facture peut prendre différents statuts reflétant son état de traitement. La réforme a standardisé quatre statuts principaux obligatoires : « Déposée », « Rejetée », « Refusée » et « Encaissée ».
- Déposée : la facture a été envoyée par le fournisseur et acceptée techniquement par la plateforme, en attente de traitement.
- Rejetée : la facture n’a pas passé les contrôles de conformité (ex : SIREN invalide) et a été refusée par la plateforme émettrice ou le PPF.
- Refusée : le client (destinataire) a refusé la facture pour raison commerciale (contestation de contenu) via sa plateforme.
- Encaissée : le fournisseur a confirmé la réception du paiement correspondant à la facture.
En plus de ces statuts communs, des statuts facultatifs peuvent être proposés par les plateformes (ex : “Traitée”, “En litige”, “Avoir émis”) pour affiner le suivi. L’important est que chaque entreprise puisse suivre l’évolution de ses factures et que ces statuts soient partagés de manière homogène entre systèmes.